Warum klassische Automatisierung nicht mehr reicht – und APA den Unterschied macht
Unternehmen stehen vor tiefgreifenden Veränderungen: Qualifizierte Mitarbeitende sind schwer zu finden, gleichzeitig erwarten Kundschaft und Geschäftspartner schnelle, fehlerfreie Abläufe und individuelle Betreuung. Um wirtschaftlich bestehen zu können, müssen Unternehmen ihre Prozesse deutlich effizienter gestalten. Klassische Automatisierung stößt dabei zunehmend an ihre Grenzen – vor allem bei komplexen, wissensbasierten Prozessen.
Mit dem Einsatz moderner KI-Technologien ergeben sich neue Möglichkeiten, um in der Automatisierung unstrukturierte Daten zu nutzen und Mitarbeitende gezielt zu entlasten. Agentic Process Automation (APA) verbindet als ganzheitlicher Ansatz Business Process Management (BPM), Robotic Process Automation (RPA) und KI. APA hat damit großes Potenzial, in den nächsten 3 bis 5 Jahren zum Kernbestandteil von Unternehmenssoftware zu werden, Geschäftsmodelle grundlegend zu verändern und Unternehmen effizienter, resilienter und strategisch unabhängiger zu machen.
Im Interview erklärt Ahmet Varlik, wie Unternehmen mit einer klaren Strategie und einem Human-in-the-Loop-Ansatz die Transformation erfolgreich meistern.
Über den Gesprächspartner
Ahmet Varlik ist seit 2016 Mitarbeiter der msg-Gruppe und leitet im Bereich msg Artificial Intelligence die Abteilung Automation. Seine langjährige Erfahrung in der Optimierung komplexer Prozesse – unter anderem im Finanz- und Versicherungsumfeld – ist die Grundlage für seine Arbeit an der Schnittstelle von BPM, RPA und KI.
Was genau ist mit Agentic Process Automation gemeint?
Ahmet Varlik: Agentic Process Automation (APA) ist mehr als nur eine weitere Automatisierungstechnologie, sie ist ein ganzheitlicher Ansatz über Systemgrenzen, Fachbereiche und Abteilungen hinweg. Im Zentrum steht die Frage, wie sich durch die intelligente Kombination von Business Process Management (BPM), Robotic Process Automation (RPA) und Künstlicher Intelligenz komplexe, wissensbasierte Prozesse automatisieren lassen.
Mit APA übernehmen intelligente, selbstlernende KI-Agenten Aufgaben, analysieren kontinuierlich Prozesse, erkennen Muster in unstrukturierten Daten und leiten Optimierungspotenziale in Echtzeit ab. Diese KI-Agenten handeln nicht nur nach vorgegebenen Regeln, sondern bewerten eigenständig Situationen, treffen Entscheidungen und passen sich flexibel an neue Anforderungen an – auch bei unvollständigen Daten oder Sonderfällen.
Für eine erfolgreiche Implementierung von Agentic Process Automation braucht es jedoch eine solide Grundlage. Process Discovery und Prozessanalyse machen Abläufe sichtbar, identifizieren Engpässe und bereiten unstrukturierte Daten auf. Dadurch entsteht das nötige Fundament, auf dem KI-Agenten ihre Wirkung entfalten.
Viele Unternehmen haben bereits automatisiert. Warum ist Agentic Process Automation dennoch relevant?
Ahmet Varlik: Das Problem ist: Der Nutzen klassischer Automatisierung bleibt oft hinter den Erwartungen zurück. Viele Unternehmen setzen auf isolierte Einzellösungen statt auf integrierte Systeme. Das funktioniert gut bei klar strukturierten, wiederkehrenden Aufgaben, ist jedoch zu starr und regelbasiert, um mit der Dynamik moderner Geschäftsmodelle Schritt zu halten.
Hinzu kommt, dass rund 80 Prozent aller Unternehmensdaten unstrukturiert sind – E-Mails, Dokumente, Kundenanfragen, Vertragsunterlagen. Klassische Automatisierung kann mit diesen unstrukturierten Daten nur sehr begrenzt arbeiten. Genau hier setzt APA an: Durch KI werden unstrukturierte Informationen systematisch analysiert, in Entscheidungen überführt und in End-to-End-Prozesse integriert. Dieser Ansatz ist ein enormer Hebel für Effizienz und die Entlastung der Mitarbeitenden.
Warum sollten Unternehmen ihre Prozesse inhouse automatisieren und nicht auf Business Process Outsourcing (BPO) setzen?
Ahmet Varlik: Business Process Outsourcing (BPO) wirkt auf den ersten Blick attraktiv, weil Prozesse ausgelagert und interner Aufwand reduziert werden. Langfristig ist es jedoch teurer als smarte Automatisierung im Unternehmen. Hinzu kommt, dass man strategisches Know-how aus der Hand gibt. Durch Inhouse-Automatisierung bleibt Prozesswissen im Unternehmen, wird kontinuierlich aufgebaut und letztlich zum Wettbewerbsvorteil. Werden einzelne Prozesse outgesourct, löst das nicht die Herausforderung, dass Automatisierung ganzheitlich gedacht und übergreifend verankert werden muss, um ihre Wirkung zu entfalten.
Was bedeutet es genau, Automatisierung ganzheitlich zu denken?
Ahmet Varlik: Ganzheitliche Automatisierung bedeutet, Agentic Process Automation nicht als isoliertes Tool-Projekt zu betrachten, sondern als strategische Transformation über alle Ebenen hinweg. Automatisierung wird Teil der Unternehmensstrategie, mit einem klaren Zielbild und dem Commitment der Führungsebene. Technologisch setzen wir auf End-to-End-Orchestrierung statt Insellösungen. Dafür muss bestehendes Silodenken jedoch aufgebrochen werden, Fachbereiche, IT und Datenmanagement müssen enger zusammenarbeiten.
Wenn Automatisierung nicht wirkt, sind fragmentierte Datenlandschaften oft der Hauptgrund. Ohne saubere, integrierte Daten kann keine KI sinnvoll lernen oder verlässlich entscheiden. APA adressiert das gezielt – durch intelligente Datennutzung über Systemgrenzen hinweg.
„Agentic Process Automation denkt Automatisierung nicht als isoliertes Tool-Projekt, sondern als strategische Transformation über alle Ebenen hinweg. Automatisierung wird Teil der Unternehmensstrategie, mit einem klaren Zielbild und dem Commitment der Führungsebene.“
Ahmet Varlik - Abteilungsleiter Automation
Ist Automatisierung zukünftig eine Aufgabe des Top Managements?
Ahmet Varlik: Ja, aber nicht in dem Sinne, dass das Top Management jedes Detail steuert. Es geht vielmehr um strategische Weichenstellung und Commitment. Das Top Management muss das Zielbild definieren, Ressourcen bereitstellen und Automatisierung als echte Priorität verankern. Ohne Executive Sponsorship fehlt APA schlicht die Durchsetzungskraft.
Die operative Umsetzung und Detailentscheidungen gehören in die Fachbereiche, unterstützt von einem zentralen Center of Excellence (CoE). Das CoE bündelt die Automatisierungsexpertise, definiert Standards, priorisiert Projekte und sorgt dafür, dass Erfahrungen und Best Practices konsequent geteilt werden. Nur so lässt sich Automatisierung skalieren, ohne dass neue Silos entstehen.
Viele Vorstände fragen sich: Investieren wir in APA oder warten wir ab, was der Wettbewerb macht? Was raten Sie?
Ahmet Varlik: Die Unterschiede am Markt sind groß: Während einige DAX-Konzerne spezialisierte Abteilungen für intelligente Automatisierung aufgebaut haben, fehlt gerade im gehobenen Mittelstand oft noch das Zusammenspiel zwischen bestehenden Automatisierungstechnologien und KI.
Wir gehen davon aus, dass der APA-Ansatz in den nächsten 3 bis 5 Jahren zum Standard wird. Daher ist mein Ratschlag: Wer jetzt in intelligente, adaptive Automatisierung investiert, profitiert von nachhaltigen Effizienzgewinnen, mehr Innovationskraft und gesteigerter Resilienz gegenüber Veränderungen. Wer das nicht tut, verzichtet auf diese Vorteile und auf einen strategischen Vorsprung im Markt.
Die entscheidende Frage lautet also nicht: „Können wir uns Agentic Process Automation leisten?“, sondern: „Was kostet es uns, nicht zu investieren?“.
Was bedeutet APA konkret für die Mitarbeitenden?
Ahmet Varlik: Wir folgen mit APA grundsätzlich dem Prinzip „Human in the Loop“ – KI unterstützt, ersetzt aber nicht. Mitarbeitende werden an den entscheidenden Punkten eingebunden, an denen menschliche Expertise und Urteilsvermögen gefragt sind.
Im Ergebnis wird das Team von Routineaufgaben entlastet und kann sich auf wertschöpfende, kreative Tätigkeiten konzentrieren. Mitarbeitende erleben Automatisierung als Unterstützung, nicht als Konkurrenz. Das steigert Motivation und Produktivität.
Wie verändert APA das Verhältnis zu Kunden? Was merken sie davon?
Ahmet Varlik: Unternehmen entwickeln ein „intelligentes Nervensystem“, sie werden widerstandsfähiger, lernfähig und innovationsstärker. Der Fokus verschiebt sich weg von reiner Effizienzsteigerung, hin zu einer proaktiven Organisation, die Komplexität als Chance begreift. Das macht Unternehmen kundenorientierter und agiler im Markt. Kundenorientiert heißt in diesem Fall: schnellere Reaktionszeiten, weniger Fehler und personalisierte Services.
Mal ehrlich: Wie lange dauert es, bis APA messbare Ergebnisse liefert?
Ahmet Varlik: Die Einführung von APA ist ein Transformationsprozess, der weit über die reine Implementierung neuer Technologien hinausgeht. Es braucht technisches Know-how, organisatorische Anpassungen und eine offene Unternehmenskultur. Wer zu schnell zu viel will, riskiert Überforderung.
Deshalb empfehlen wir: Klein starten, aber groß denken. Mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt beginnen, erste Erfolge sichtbar machen und daraus lernen. So entstehen Vertrauen und Akzeptanz. Wichtig ist, von Anfang an auf Skalierbarkeit und Integration in die Gesamtarchitektur zu achten. Erste messbare Erfolge sind aus unserer Erfahrung in 3 bis 6 Monaten möglich.
Wie werden Datensicherheit und Datenschutz bei APA gewährleistet?
Ahmet Varlik: Datensicherheit und Datenschutz müssen von Beginn an mitgedacht werden, das heißt: Daten werden nach Möglichkeit anonymisiert oder pseudonymisiert. Unternehmen sollten klare Regeln für den Umgang mit sensiblen Informationen definieren – einschließlich Zugriffskontrollen und Verschlüsselung von Datenübertragungen. Eine enge Abstimmung mit den Datenschutz- und IT-Sicherheitsabteilungen ist essenziell. Zusätzlich sorgt das Human-in-the-Loop-Prinzip dafür, dass kritische Entscheidungen geprüft werden. So lassen sich Risiken proaktiv minimieren und Compliance gewährleisten.
Fazit: Von Effizienzprojekten zum strategischen Motor der Transformation
Mit Agentic Process Automation wird Automatisierung vom reinen Effizienzwerkzeug zum strategischen Motor der Transformation. APA befähigt Unternehmen, flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren und Chancen aktiv zu nutzen. Gleichzeitig stärkt APA die Resilienz von Organisationen.
Lernfähige Prozesse und adaptive Systeme ermöglichen es, Unterbrechungen, Marktveränderungen oder Lieferkettenprobleme frühzeitig zu erkennen und flexibel darauf zu reagieren. So wird nicht nur Stabilität gewährleistet, sondern auch die langfristige Wertschöpfung aktiv gestärkt. Damit das gelingt, braucht es eine klare Strategie, die durch bereichsübergreifende Zusammenarbeit in wirksame Lösungen überführt wird.
Die msg advisors unterstützen dabei, Automatisierung auf das nächste Level zu bringen – mit technologieoffener Beratung und einem tiefen Verständnis für IT und Business. Die Beraterinnen und Berater kennen die Branchen und die Herausforderungen zentraler Funktionen einer Organisation – vom Vorstand bis zur Produktion.
Als Teil der msg-Gruppe haben die msg advisors Zugriff auf IT-Spezialistinnen und -Spezialisten, die Lösungen technisch unmittelbar realisieren können. Damit die Transformation nicht nur gut geplant, sondern auch optimal umgesetzt wird.
Agentic Process Automation – Wo steht Ihr Unternehmen heute?
Wer APA erfolgreich etablieren will, braucht eine klare Strategie und einen gewissen Reifegrad bei Daten, Kultur und Kompetenzen.
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- Welche Voraussetzungen müssen für die Einführung von APA erfüllt sein?
- Wie können Unternehmen ihre Ausgangslage bewerten?
- Und wie gelingt die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis?
